Guida a un processo efficace di gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è uno di quegli argomenti critici che si ritiene siano complessi e astratti. Non è affatto vero.

In un’organizzazione, la gestione del cambiamento si concentra su obiettivi specifici per dipendenti ed entità in un determinato contesto. Pertanto viene avviata, misurata ed eseguita in modo specifico.

La gestione del cambiamento è un ingrediente chiave per il successo in un mondo che sperimenta cambiamenti rapidi e una continua evoluzione (come la crisi sanitaria e la trasformazione digitale). È un simbolo di resilienza, adattamento e intelligenza collettiva. Inoltre, la gestione del cambiamento è una disciplina che ogni individuo può facilmente comprendere.

Questa guida contiene tutti i concetti: la definizione, gli ostacoli presenti e gli strumenti pratici che garantiscono una gestione efficace del cambiamento.

Comprendere la gestione del cambiamento

In breve, la gestione del cambiamento può essere definita come l’insieme delle tecniche e dei protocolli attraverso i quali un’organizzazione avvia e apporta cambiamenti nei processi interni ed esterni. Essa consiste nel preparare e supportare i dipendenti, sviluppare procedure per il cambiamento e misurare gli sforzi precedenti e successivi al cambiamento per garantire un’esecuzione efficace.

In un’organizzazione, il cambiamento ha un impatto diretto su tre aree chiave:

• L’azienda stessa: cambiamento di strategia, struttura e organizzazione.
• Lavoro: modifica delle procedure di lavoro e dell’uso della tecnologia.
• Occupazione: avanzamento dei processi di retribuzione.

La gestione del cambiamento, in un approccio pratico, segue la procedura descritta in basso:

• Definizione degli obiettivi che verranno interessati dal cambiamento.
• Comunicazione chiara sugli obiettivi, condivisa in modo collaborativo in tutta l’organizzazione.
• Formazione adeguata di tutte le persone interessate dell’azienda, se necessario.

• Supporto intenzionale e nel lungo termine al cambiamento nell’azienda.

Perché si parla tanto di gestione del cambiamento?

Da tempo, la gestione del cambiamento è oggetto di innumerevoli discussioni. Ciò è dovuto principalmente alle seguenti caratteristiche:

In primo luogo, la sostenibilità di un’azienda dipende dal successo della gestione del cambiamento. In secondo luogo, una gestione adeguata del fattore umano è un prerequisito per una gestione efficace del cambiamento.

Ciò che spesso porta al fallimento è la percezione che la gestione del cambiamento sia un processo sofisticato.

Supponiamo che il fattore umano, in questo caso i dipendenti e la loro visione dell’azienda e del cambiamento atteso, siano esclusi dal processo; si rischia di incoraggiare ripensamenti o addirittura perdita di fiducia.

Nel 2016, l’IFOP ha condotto una ricerca sulle opinioni dei dipendenti in merito al cambiamento. Ecco le loro opinioni:

Il cambiamento è attribuito all’azienda

Il 93% degli intervistati ha risposto di aver sperimentato almeno una volta un cambiamento negli ultimi 3 anni.

Il cambiamento è considerato una necessità, ma crea insicurezza

Il 78% degli intervistati ha dichiarato che il cambiamento è essenziale, il 64% lo ritiene utile, ma oltre il 50% ha sostenuto che, quando si verifica, troppo spesso provoca disagio.

Il cambiamento non è necessariamente vantaggioso per i dipendenti

Il 74% ha dichiarato che i cambiamenti che ha sperimentato non hanno migliorato alcun aspetto del lavoro. Inoltre, il 68% ha dichiarato che la propria efficienza sul lavoro non è migliorata, mentre il 69% ha dichiarato che il cambiamento non ha avuto alcun impatto sulla coesione all’interno dell’azienda.

Il cambiamento apporta vantaggi all’azienda

Tra gli intervistati, un dipendente su due ha riconosciuto che il cambiamento ha influito positivamente sull’azienda.

C’è scarso supporto e scarsa comprensione del cambiamento tra i dipendenti

Il 67% degli intervistati riteneva che i propri manager e le proprie manager non prendessero in considerazione il loro feedback; il resto non ha condiviso il proprio pensiero su questo argomento. Inoltre, un dipendente su due riteneva che la direzione non potesse apportare alcun cambiamento all’azienda.

Il problema sembra evidente in questo contesto: in teoria il cambiamento dovrebbe migliorare il funzionamento dell’azienda, ma può invece rappresentare un fattore di rischio.

Sfide e ostacoli alla gestione del cambiamento nel 2022

Continuano a sorgere problemi critici

In passato, le aziende operavano in base a modelli definiti a cui venivano aggiunti o da cui venivano scartati parametri, tramite modifiche che coinvolgevano l’intera struttura. Oggi invece le aziende sono adattabili. Agiscono in modo fluido e agile tenendo presenti i seguenti obiettivi:

• Adottare una struttura di gestione dei cambiamenti che integri la propria cultura aziendale.
• Prendere in considerazione il cambiamento come capacità fondamentale e sostenere gli sforzi manageriali di snellimento dei processi aziendali e promozione della crescita.

La posta in gioco è tuttavia molto alta ed è rappresentata dalla vitalità commerciale in un ambiente in costante evoluzione, nonché dall’efficacia del fattore umano, in un periodo in cui la concorrenza per i migliori talenti e l’inaffidabilità dei candidati continuano ad aumentare.

Comprendere i problemi per superarli nel modo migliore

Nel business o in qualunque altra disciplina, il cambiamento può generare esitazione, che è una caratteristica di ogni sistema umano. È per questo che il supporto del fattore umano è fondamentale per ottenere successo nella gestione del cambiamento.

Di seguito sono riportati alcuni degli ostacoli che la gestione del cambiamento deve affrontare:

Resistenza al cambiamento

Il cambiamento innesca una reazione di paura e ansia vere e proprie, associate all’incertezza del futuro. Questo perché, se le cose sono destinate a cambiare, il futuro sarà diverso dal presente. Le persone perderanno ovviamente qualcosa: abitudini, un ambiente con cui si ha familiarità, ecc.

È naturale provare a resistere in presenza di un cambiamento. Si tratta, quindi, di un fattore da tenere presente nella formulazione di una strategia di gestione del cambiamento. Se non è gestito bene, può provocare quattro reazioni principali: confutazione, rivolta, sabotaggio e inerzia.

La curva del lutto

Come affermato in precedenza, la sensazione di perdita può essere paragonata al lutto, un processo che manager e dipendenti devono elaborare. Questo processo richiede anche un supporto regolare. Esistono cinque fasi distinte della curva del lutto nel processo di accettazione del cambiamento. Esse sono:

• Trauma o negazione
• Rabbia o paura
• Tristezza o depressione
• Accettazione/ricerca di un significato
• Nuove prospettive/serenità

Ignorare queste reazioni umane può causare molti problemi alla trasformazione dell’azienda nel senso desiderato.

Il problema della gestione di vari team

Nei contesti regolamentati, i requisiti dei sistemi di qualità attivano vari punti di contatto per le indagini, la documentazione delle modifiche e altro ancora.

La stragrande maggioranza di questi processi è inerente a documenti effettivi come istruzioni di lavoro, procedure operative standard e così via e riguarda in parte le modifiche ai prodotti e ai processi.

Un programma di gestione del cambiamento contiene una logica di best practice per la gestione di più team. Ad esempio: il reparto qualità gestisce la qualità in tutta l’azienda? Un programma affidabile per la gestione del cambiamento deve considerare la logica richiesta per assegnare il reparto giusto ai processi di modifica corretti e in modo tempestivo.

Mancanza di visione nei processi di modifica dell’azienda

Allo stesso modo gli avvisi tramite e-mail e dashboard consentono di armonizzare i processi e possono aiutare un’azienda a mantenere la rotta e a non perdere di vista la sua posizione.

Un cambiamento ben definito richiederà del tempo per l’implementazione in tutta l’azienda, specie in ambienti globali. Per questo motivo, è necessario disporre di un sistema centralizzato per il monitoraggio delle attività e della fase di avanzamento del cambiamento. In questo modo, è possibile eseguire rapidamente attività di follow-up per garantire che le decisioni adottate siano basate sulla conformità e riducano i rischi all’interno dell’azienda.

Sfide nella comunicazione

La comunicazione è la fase più importante del processo di gestione del cambiamento. La maggior parte delle aziende non tiene tuttavia conto di questo aspetto. Molto spesso i dipendenti sono sorpresi dai cambiamenti all’interno dell’organizzazione. Dal momento che non esiste una comunicazione bidirezionale, possono essere riluttanti a condividere le loro opinioni sul cambiamento. Può svilupparsi di conseguenza una resistenza in grado di compromettere le procedure stabilite.

Pianificare le comunicazioni consente di affrontare le sfide poste dal piano di gestione del cambiamento prima che venga avviato. In particolare, il management deve elaborare una strategia di comunicazione che si rivolga a tutte le parti interessate e garantisca a tutti un facile accesso.

Esistono diversi modi per raggiungere questo obiettivo, tra cui:

1. Tenere riunioni regolari con tutto il personale dell’azienda per presentare i cambiamenti futuri, pianificare le modifiche e raccogliere feedback che non interferiscano con le operazioni dell’azienda.
2. E-mail sistematiche per tenere aggiornato il team interessato sui cambiamenti futuri e programmati.
3. La creazione e la diffusione di un programma di cambiamento verificato, in modo che ogni persona interessata possa accedere alle informazioni sui cambiamenti futuri.

Le fasi principali della gestione del cambiamento

Ci sono tante cose da scoprire sulla gestione del cambiamento, sia a livello individuale sia a livello organizzativo. Questo perché numerosi ricercatori, soprattutto nel campo della psicologia sociale, lo studiano da anni.

Nel prossimo segmento, esamineremo due modelli ben noti che propongono un approccio sistematico ai principi della gestione del cambiamento. Tali modelli possono essere eseguiti in parte, in toto o come fonte di motivazione (nel caso di procedure relative agli esseri umani), poiché non esiste una strategia applicabile a livello universale.

Il modello in tre fasi della gestione del cambiamento di Lewin

Kurt Lewin ha creato un modello di cambiamento che include tre passaggi chiave: scongelamento, cambiamento e ricongelamento. Secondo Lewin, il processo di cambiamento comporta la percezione della necessità del cambiamento, il passaggio al nuovo livello di comportamento necessario e infine la trasformazione del nuovo comportamento in una norma:

Scongelamento

Nei confronti del cambiamento, il comportamento umano può essere identificato come uno stato quasi stazionario, ovvero un’attitudine, una capacità fisica e mentale che è possibile raggiungere. Tuttavia, tale stato è situato in un punto verso cui il cervello può evolversi, senza necessariamente raggiungerlo.

Ad esempio, un virus contagioso può diffondersi rapidamente in un’area e contrastare le misure adottate per prevenirne la diffusione. Tuttavia, con la ricerca e gli studi medici, il virus può essere contenuto e sparire dalla popolazione.

Cambiamento

Non appena si sblocca lo status quo, è possibile iniziare a eseguire il cambiamento. Cambiare un’organizzazione è tuttavia un compito particolarmente complesso. Anche l’implementazione di un processo di cambiamento ben progettato potrebbe non produrre i risultati attesi. Meglio quindi creare più opzioni di cambiamento e, a ogni fase del cambiamento, capire cosa ha funzionato e cosa no.

Ricongelamento

Scopo del ricongelamento è fissare il cambiamento eseguito. Ciò che si desidera ottenere è garantire che ogni parte interessata consideri i nuovi cambiamenti come lo status quo e che non resista a coloro che attuano il cambiamento. Attività, processi, norme e strategie vengono adattate al nuovo stato.

Il modello di John Kotter

John Kotter è professore alla Harvard Business School. Il suo modello di gestione del cambiamento comprende otto fasi pratiche, tra cui:

Più in dettaglio, il modello di John Kotter, professore presso la Harvard Business School, si basa su 8 passaggi pratici da seguire per gestire il cambiamento desiderato: 

Creare l’urgenza

La convinzione che un cambiamento sia strumentale al successo di un’azienda può essere potente. Se un’organizzazione riesce a creare un ambiente in cui tutti siano a conoscenza di un problema prevalente e siano in grado di individuare una soluzione efficace, il supporto al cambiamento aumenterà.

Avviare una conversazione sui problemi attuali e indicare la direzione migliore per l’azienda può aiutare a raggiungere questo obiettivo. Un ottimo punto di partenza è creare una piattaforma in cui le persone possano sollevare problemi e offrire potenziali soluzioni.

L’obiettivo di questa fase è quello della preparazione. L’obiettivo di questa fase è quello della preparazione. Secondo Kotter, circa il 75% del management di un’azienda deve promuovere il cambiamento perché questo dia frutti. Ciò conferma l’idea di Kotter che è fondamentale prepararsi prima di avviare il processo di cambiamento.

In questa fase, si crea la “necessità” di cambiamento invece della semplice “volontà” di cambiamento. C’è una grande differenza tra questi due concetti in relazione alla probabilità di ottenere supporto e del successo del cambiamento.

Creare una forte collaborazione

Gli strumenti di gestione del cambiamento non possono essere gestiti da soli, pertanto è essenziale creare partnership per indirizzare gli altri. La collaborazione deve comprendere varie competenze, diversi livelli di esperienza e partnership di vari reparti aziendali per massimizzare l’efficacia.

L’intelligenza collaborativa consente di condividere messaggi in tutta l’azienda, assegnare responsabilità e garantire un supporto completo all’interno dell’organizzazione. Coloro che lavorano insieme possono integrarsi e incoraggiarsi nell’impegno, rendendo accessibile il lavoro di tutti e aumentando le possibilità di successo nella gestione del cambiamento.

Sviluppare una visione

Avviare il cambiamento non è facile, in quanto comprendere l’iniziativa stessa può risultare complesso, soprattutto per i dipendenti dell’azienda. Creare una visione di facile comprensione risulta pertanto un ottimo metodo per incoraggiare il supporto da parte dell’intera azienda. Se rendere la visione stabile e semplice è un aspetto positivo, la visione deve anche ispirare ogni parte interessata, al fine di garantire l’impatto migliore.

Comunicare la visione

Una volta creata la visione, è necessario comunicarla a tutta l’azienda per generare supporto. È l’opportunità perfetta per sfruttare le partnership che abbiamo creato, in quanto possono prodursi più connessioni in vari reparti. È da sottolineare che è necessario garantire una comunicazione costante, poiché vengono condivisi anche messaggi concorrenti.

Rimuovere gli ostacoli

I primi passi sono fondamentali per rafforzare l’iniziativa di cambiamento. Tuttavia, è anche opportuno determinare che cosa può ridurre le probabilità di successo. Aspettatevi alcune barriere al percorso di cambiamento: possono essere ostacoli fisici, legislativi o giustificati dalla consuetudine. È importante identificare tempestivamente tali barriere e utilizzare gli strumenti disponibili per rimuoverle, senza che ciò abbia effetto sulle altre operazioni aziendali.

Sviluppare delle mini-vittorie

È necessario del tempo prima che i processi di cambiamento inizino a produrre risultati positivi e questo può provocare una riduzione del supporto se altre persone interessate considerano il cambiamento uno spreco di energie. È quindi fondamentale dimostrare i vantaggi del nuovo processo generando alcuni successi a breve termine.

Gli obiettivi a breve termine sono anche utili come strumenti di motivazione e direzione. Questi successi possono aiutare a convalidare gli sforzi e gli investimenti e possono motivare nuovamente i dipendenti a continuare a sostenere il cambiamento.

Costruire sul cambiamento

L’autocompiacimento è spesso il motivo per cui si determina il fallimento del processo di cambiamento, soprattutto nella parte finale. Kotter sottolinea l’importanza di sostenere e cementare il cambiamento il più a lungo possibile dopo che è stato raggiunto. Per favorire il miglioramento continuo, è quindi opportuno continuare a fissare obiettivi e determinare gli elementi che possono essere gestiti meglio.

Integrare il cambiamento nella cultura aziendale

La modifica del processo organizzativo e delle abitudini dei singoli non è sufficiente a garantire un cambiamento culturale completo. È necessario che il cambiamento diventi intrinseco all’azienda e abbia un impatto duraturo. 

Mantenere coinvolto il management, incoraggiare i nuovi collaboratori ad abbracciare il cambiamento e premiare i dipendenti che forniscono solidità al cambiamento ne promuove la centralità nell’azienda.

Indipendentemente dal fatto che questi modelli vengano seguiti o meno, essi stabiliscono tre principi chiave, che sono gli ingredienti segreti per il successo della gestione del cambiamento. Questi includono:

• Una comunicazione vivace e condivisa sugli obiettivi prefissati.
• La dedizione e il supporto dei dipendenti.
• L’integrazione del cambiamento nella cultura dell’organizzazione per garantirne la sostenibilità.
• Le competenze trasversali, uno strumento importante per la gestione del cambiamento.

L’importanza delle competenze trasversali

Le competenze comportamentali possono essere di grande aiuto nel periodo del cambiamento, in quanto facilitano la gestione dello stress, la creatività, la resilienza e le capacità di adattamento degli individui. Inoltre, le competenze trasversali forniscono ai dipendenti la solidità necessaria per superare l’incertezza provocata dal cambiamento e adottare più rapidamente quest’ultimo.

Le competenze trasversali rappresentano lo “stato mentale” che sottende alle competenze di gestione del cambiamento, definite anche “gestione del cambiamento”. La leadership trasformazionale svolge un ruolo cruciale nel “coaching dei manager” per i dipendenti e il personale.

È necessario credere nei vantaggi del cambiamento e nella sua importanza per lo sviluppo individuale e adottare e migliorare le competenze trasversali per avviare e realizzare questa trasformazione.

Informazioni sul coaching aziendale

Numerose aziende considerano oggi il coaching professionale in ambito aziendale una parte integrante del processo di trasformazione organizzativa.

Sulla base della cultura e degli obiettivi dell’azienda, il coaching aziendale sulla trasformazione svolge un ruolo fondamentale nell’evoluzione dell’azienda e dei propri dipendenti, in quanto rimuove blocchi, stabilisce piani d’azione e accelera il processo di trasformazione valutando il capitale umano e i singoli individui.

Situato a metà strada tra il coaching delle parti interessate e il coaching di gruppo, in base alle esigenze, il coaching professionale aumenta logicamente il tasso di successo dei processi di gestione del cambiamento, in quanto valuta il fattore umano ed elabora precisi obiettivi strategici e metodi di facilitazione collaudati.