Organisation matricielle : comment manager et trouver sa place ?

Les bénéfices de l’organisation matricielle au sein de l’entreprise sont nombreux.

On pourrait, par exemple, citer la réactivité, l’autonomie, la flexibilité organisationnelle ou encore la productivité.

Pourtant, cette organisation du travail n’est pas de tout repos pour les managers.

Vectrice de stress et de tensions, elle malmène parfois le management tout en déstabilisant les collaborateurs.

Dans ce contexte, comment les managers peuvent-ils reprendre la main ? Quels sont les avantages et inconvénients de l’organisation matricielle ?

Qu’est-ce qu’une organisation matricielle ?

Dès son origine, à la fin des années 1950, l’organisation matricielle a eu la volonté de casser les silos. L’idée était de décentraliser la hiérarchie de l’entreprise pour une meilleure exploitation de ses ressources humaines et, in fine, pour gagner en performances. Et ce, en partant notamment du principe que les acteurs sur le terrain sont parfois les mieux à même de juger la situation vécue et donc de prendre les décisions qui s’imposent pour le bien de l’entreprise, sans attendre le feu vert de la direction générale.

Pour ce faire, l’organisation matricielle repose sur un principe de dualité, aussi bien au niveau du contrôle que de la gestion. La structure de l’entreprise se fait ainsi selon une double forme hiérarchique :

• une hiérarchie opérationnelle : spécialisation des employés opérationnels concentrée dans une même division
• une hiérarchie fonctionnelle : employés ayant un rôle de support (qualité, ressources humaines, comptabilité, management…)

Le découpage de l’activité se fait également selon deux critères : la fonction et le projet. Ainsi, chaque salarié possède deux supérieurs hiérarchiques : un chef de projet en fonction de l’activité et un responsable permanent.

Cette organisation des structures matricielles tranche alors avec le modèle traditionnel qui repose sur un fonctionnement hiérarchique unique. Avec la mondialisation survenue au début des années 1990, ce type d’organisation matricielle s’est alors largement répandu dans les firmes internationales qui y ont vu un moyen de développer leur flexibilité. Cette structure horizontale, en opposition à la hiérarchie verticale classique, s’est également révélée particulièrement adaptée aux structures des entreprises “en mode projets” qui disposent d’équipes pluridisciplinaires et modifiables au gré des dossiers menés.

Quels sont les avantages d’une structure matricielle ?

L’entreprise libérée peut, grâce à l’organisation matricielle, piocher des compétences diverses au sein d’équipes d’ores et déjà existantes afin de constituer des unités structurelles avec des objectifs propres à atteindre. Cette forme organisationnelle permet donc une meilleure transversalité des compétences. En effet, les collaborateurs échangent tant sur leurs connaissances et savoir-faire que sur leurs bonnes pratiques. Ensemble, ils trouvent de nouvelles solutions adaptées au fonctionnement de la structure de l’équipe afin d’être plus efficaces, réactifs, cohérents et performants. L’organisation matricielle favorise également la créativité comme la prise d’initiative, et donc l’innovation au cœur de l’entreprise. Enfin, les salariés et responsables, doublement impliqués et bénéficiant de connaissances techniques spécialisées, sont bien plus motivés.

Quels sont les inconvénients d’une organisation matricielle ?

Cette organisation hiérarchique, à première vue idéale, concentre pourtant des inconvénients. L’un des points de cristallisation des tensions n’est autre que cette double hiérarchie qui contribue pourtant à son succès. Les collaborateurs n’ont pas un chef de projet, mais plusieurs. Cette innovation RH n’est pas sans poser problème, surtout lorsque les supérieurs hiérarchiques émettent des ordres contradictoires.

Dans les faits, la communication transversale n’est pas non plus une mince affaire. Si elle est mal construite ou inexistante, elle peut générer des malentendus, des conflits, du stress, mais aussi du mal-être sur le lieu de travail. Dans ce cas, au lieu de faciliter la prise d’initiative et de décision, l’organisation matricielle aura plutôt tendance à enrayer la machine.

En effet, il n’est pas rare que des responsables, ne parvenant pas à se mettre d’accord, freinent les processus. Étant donné que les managers encadrent les mêmes subordonnés, les contrordres tendent à se multiplier et à créer la zizanie. Les collaborateurs, troublés, ne savent plus à quel Saint se vouer. Les risques sont une perte de sens pour les salariés, accompagnée d’une hausse de leur désengagement.

Le coaching managérial pour accompagner le changement

Rôle du manager

Le manager se trouve devant un triple défi :

• encadrer et gérer ses collaborateurs tout en créant de l’adhésion au projet commun
• piloter des collaborateurs vis-à-vis desquels il n’a aucun pouvoir hiérarchique
• travailler de concert avec ses pairs, ce qui induit de s’entendre sur la prise de décision

Coaching de managers

Aussi motivé soit-il, le manager ne peut qu’échouer s’il est livré à lui-même. Il doit donc être accompagné pour apprendre et maîtriser les clés qui lui permettront de mener à bien ses missions. La formation et le coaching restent alors des formules éprouvées pour :

• approfondir ses connaissances autour de la communication non violente (repérer les signes annonciateurs de conflits et désamorcer ces derniers le cas échéant)
• améliorer sa capacité d’écoute et d’empathie
• >développer un langage proactif destiné à enthousiasmer son entourage professionnel

Pour relever son challenge, le manager n’a pas d’autres choix non plus que d’apprendre à s’organiser et à gérer les priorités. Déléguer devient alors une seconde nature. Dans le cas contraire, le manager risque de crouler sous les tâches et d’assister à toutes les réunions organisées dans le cadre du projet, ce qui risque de lui faire perdre un temps précieux. Face à ses homologues, le manager doit enfin être dans l’échange, mais doit également être en capacité de s’affirmer et de faire preuve de leadership pour faire progresser l’entreprise.

Organisation matricielle, conclusion

L’organisation matricielle est un modèle de structuration hiérarchique qui a fait ses preuves dans l’entreprise, en matière d’efficacité et de productivité. Cependant, la clé de la réussite ne se résume pas à structurer l’organisation par projet. Le mode de management associé se révèle tout aussi important. Pour profiter des bénéfices réels de ces types de structures organisationnelles, et ce, sur le long terme, il est donc primordial de s’assurer que les managers savent communiquer, gérer leurs émotions et qu’ils sont en capacité de prendre des décisions dans l’intérêt de l’entreprise. Le management agile s’avère alors fortement recommandé.