Comment intégrer à distance de nouveaux collaborateurs

Toutes les entreprises ont dû s’adapter à la suite du confinement massif qui a été imposé pour tenter de stopper la propagation du coronavirus au niveau mondial. Mais, si de nombreuses structures sont malheureusement en difficulté, d’autres ont la chance d’être en mesure de poursuivre leur croissance, malgré la situation actuelle. Pour les entreprises qui cherchent encore à se développer et à renforcer leurs équipes, le confinement représente un défi de taille : comment intégrer avec succès les nouveaux membres du personnel dans l’équipe lorsque tout le monde travaille à distance.

Rejoindre une nouvelle entreprise peut être suffisamment stressant dans des circonstances normales, mais le défi de commencer un nouvel emploi sans même pouvoir rencontrer l’un de ses collègues est encore plus décourageant – tant pour les employeurs que pour les employés. À quoi ressemble l’embarquement à l’ère du travail à distance ?

S’organiser pour éviter l’isolement

Dans des circonstances normales, il vaut la peine d’ajouter un peu de spontanéité et de fun au processus d’intégration afin d’éviter de paraître trop procédurier. Cependant, quand tout le monde travaille à distance et que la coordination est beaucoup plus difficile, l’organisation est un must, alors n’ayez pas peur d’en faire trop.

Une bonne organisation est essentielle pour que chacun sache comment cette intégration va se passer pour tous. La dernière chose que vous souhaitez, c’est que votre nouvel employé soit assis seul chez lui, sans savoir ce qu’il doit faire ou à qui il doit parler. Ainsi, prévoyez des réunions hebdomadaires pour présenter les équipes et réaliser des sessions de formation. Assurez-vous que votre personnel actuel s’implique dans ce processus d’intégration. Vous devez également communiquer tout cela au nouvel arrivant en amont afin de vous assurer que, dès le premier jour, il sache à quoi s’attendre et vers qui se tourner. Dégagez également du temps pour ses questions. Cela contribuera à soulager le stress de tout nouveau collaborateur.

Faciliter la communication

Il n’est donc pas surprenant que la communication soit l’aspect le plus important de l’intégration d’un nouvel employé. Il n’y a rien de pire que de se sentir perdu ou dépassé dans un nouvel emploi sans un soutien clair de la part de son employeur. En effet, l’isolement peut affecter la santé mentale des salariés et c’est pourquoi il est primordial de fournir un espace sûr pour communiquer aux travailleurs éloignés. Cela est d’autant plus vrai pour un nouveau venu, qui n’a pas encore d’amis proches au travail et qui aura inévitablement plus de questions et de doutes.

Par exemple, les applications de messagerie instantanée, comme Slack, favorisent une communication plus informelle que les médias plus lents, comme le mail. Avoir également un collaborateur ou plusieurs en permanence disponibles par visio au cas où le nouvel embauché aurait des questions est une bonne solution. La tendance que pourrait avoir un nouveau collaborateur à garder pour lui ses questions et ses préoccupations, et à essayer d’avancer seul, sera amplifiée lorsqu’il ne sera pas entouré de collègues prêts à l’aider et à le prendre sous leurs ailes. Cela pourrait être préjudiciable à la fois à leur bonheur et à leur développement, mais aussi à l’entreprise dans son ensemble. Essayez d’éliminer tous les obstacles à la bonne communication des équipes et encouragez le dialogue. Donner accès à un coach peut également permettre à votre nouvel employé d’évaluer honnêtement ses besoins en matière de soutien et favorisera une communication ouverte.

Recréer la dynamique d’équipe à distance

Pour la plupart des gens, découvrir avec qui ils vont travailler est l’un des aspects les plus attendus lors d’une nouvelle prise de poste. Il est facile de sous-estimer la quantité d’échanges qui ont lieu quotidiennement dans un bureau. Cela va bien au-delà des réunions officielles et des conversations professionnelles. Des déjeuners d’équipes et banalités autour de la machine à café aux interactions subtiles, comme un sourire ou un rire, tous ces niveaux de communication contribuent à l’atmosphère générale de l’équipe et sont difficiles à remplacer lorsqu’on travaille à distance.

Il est important de présenter les nouvelles recrues aux membres de l’équipe, en particulier à ceux qui viennent de différents services ou occupent différents postes, qu’il est plus difficile de rencontrer autrement qu’en travaillant avec eux, tout en facilitant les conversations en dehors du contexte professionnel. Envisagez d’organiser des déjeuners ou des pauses café à distance, voire une chasse au trésor en équipe, dans le cadre de laquelle les nouveaux employés reçoivent une liste de noms de l’entreprise et doivent découvrir leurs intérêts et leurs passe-temps. Ce ne sont là que quelques exemples pour aider votre nouveau collaborateur à se sentir comme le membre d’une équipe heureuse et soudée. De même, les afterworks peuvent ne pas figurer en tête de votre liste de priorités, surtout lorsque tout le monde reste devant son ordinateur jusqu’au soir. Mais vous seriez surpris de voir à quel point les gens s’adaptent au digital et innovent au quotidien – la sociabilisation entre collègues est un élément essentiel pour maintenir le moral de l’équipe et le bien-être individuel, et elle facilite les transitions pour les nouveaux venus.

S’adapter à une nouvelle  dynamique d’équipe et apprendre à connaître ses nouveaux coéquipiers est un défi que nous devons tous relever lorsque nous changeons de poste. Dans le climat actuel de travail à distance et de distanciation sociale, c’est sans aucun doute un défi plus important. Reconnaissez les difficultés, mais faites ce que vous pouvez pour dépasser les obstacles et essayez de reproduire virtuellement autant que possible votre dynamique d’équipe.