Aprovechar a los empleados para la productividad laboral

Los empleados productivos son fundamentales para el éxito de cualquier organización. No basta con esperar que todos los empleados sepan qué hacer en el trabajo sólo porque se les paga por ello. En la productividad de los empleados entran en juego muchos factores, por eso no puedes centrarte solo en la experiencia.

Es probable que los empleados que trabajan mejor en equipo sean menos productivos si se encuentran trabajando con compañeros que prefieren hacerlo en solitario. Entonces, ¿cómo asegurarse de que se dan todos los factores necesarios para aprovechar al máximo la productividad de los empleados? Esta guía explora todos los factores importantes para medir, calcular y aprovechar la productividad de los empleados.

¿Qué es la productividad de los empleados?

La productividad del trabajo o productividad de los empleados describe cómo se mide el rendimiento global de un empleado. Describe la totalidad del esfuerzo y los resultados obtenidos de un empleado en función de su experiencia, los recursos disponibles y la descripción del puesto.

Es fácil medir la productividad derivada de lo que se hace en una cadena de montaje de una empresa manufacturera, pero cuando se trata de trabajo del conocimiento, la cosa se complica un poco. Por eso, se utilizan varias herramientas de productividad para medir el rendimiento de los empleados en su trabajo.

¿Cómo se determina la productividad de los empleados?

Un estudio de HBR sobre la productividad en una organización descubrió que la productividad individual no equivalía a la productividad de la organización. Aunque habían estado haciendo números, fue interesante descubrir que había más empleados trabajando en un proyecto de los que creían. Lamentablemente, las inversiones de tiempo del esfuerzo compuesto de estos empleados no arrojaban resultados productivos acordes.

Esto nos lleva a preguntarnos qué es la productividad y qué significa para las distintas organizaciones. De ahí la importancia de determinar el trabajo que hay que hacer y la cantidad de tiempo que se necesita para llevarlo a cabo a la hora de determinar la productividad de los empleados.

Antes de juzgar el grado de productividad de cada empleado, la organización debe tomar conciencia de sus objetivos e identificar el trabajo necesario para alcanzarlos. De este modo, las tareas se distribuyen en función de la productividad de los empleados, que pueden conseguir más en menos tiempo. Cuando entienden qué tipo de trabajo es significativo para la productividad y cuál no lo es para su organización, es menos probable que sean poco productivos.

Pasos sencillos para calcular la productividad de los empleados

Una vez establecidas las normas sobre la dirección general del trabajo en la organización, el siguiente paso sería determinar el rendimiento del empleado en función de los recursos de que dispone. He aquí cómo hacerlo.

• ¿Cuánto tiempo dura una semana laboral típica? La mayoría de las organizaciones tienen más o menos 40 horas. Anota las cifras de tu organización.
• Asegúrate de descontar todo el tiempo empleado en tareas improductivas y horas o días no laborables. Una hora de reunión y llamadas de equipo, 30 minutos de pausa para comer y similares, deben calcularse y excluirse de la hora de trabajo.
• Ahora tienes dos horas separadas. Una es el tiempo total disponible, la otra es la cantidad real de tiempo utilizado en el trabajo productivo. Divide el tiempo productivo por el tiempo total de trabajo y multiplícalo por 100. El resultado es el porcentaje de productividad global. Si el porcentaje es bajo, significa que se está dedicando más tiempo al trabajo del que se debería, es normal que el rendimiento global sea bajo.

Es importante tener en cuenta que el número de horas disponibles para el trabajo productivo no es esencialmente una medida real de lo productivos que son sus empleados. Las cifras pueden no tener en cuenta el trabajo realizado fuera del horario de oficina en un intento de cumplir un objetivo o un plazo. Además, no reflejará adecuadamente los obstáculos a la productividad, si los hay. Por ejemplo, una impresora defectuosa puede provocar horas de retraso en la productividad. Trabajar con un porcentaje ideal en este escenario no sería realista.

Medir la productividad de los empleados: lo que hay que saber

En la medición de la productividad de los trabajadores intervienen varios factores. Uno de ellos es la naturaleza del trabajo en cuestión. Medir la productividad de un vendedor, por ejemplo, es muy diferente de medir la productividad de un personal de control de calidad. Por tanto, hay que identificar varios parámetros para adaptarse a las distintas expectativas de productividad. He aquí algunos ejemplos:

1. Medición del trabajo realizado:

Es fácil determinar la productividad cuando la cantidad de trabajo realizado es cuantificable en cifras. Se puede saber cuánto ha vendido un vendedor, cuántos aparatos ha arreglado un ingeniero y cuántas mercancías se han envasado en una planta. La cosa empieza a complicarse a medida que se profundiza en las funciones. Por ejemplo, el ingeniero que arregla dispositivos y se enfrenta a un problema peculiar puede no ser menos productivo que un colega que arregla 10 con problemas similares. En este caso, la productividad se mide mejor por la complejidad del trabajo realizado que por los números.

2. Medición de los objetivos alcanzados:

Otra forma de determinar la productividad de sus empleados es ver su rendimiento en relación con los objetivos fijados. Esto es perfecto para lugares de trabajo en los que se realiza mucho trabajo de conocimiento. Al principio de cada semana laboral, asigna a tus empleados que cumplan varios objetivos y alcancen diferentes metas. A continuación, determina su productividad en función de lo capaces que sean de alcanzar los objetivos.

3. Medición por margen de beneficios:

Se puede decir que los empleados lo están haciendo bien si la organización sigue registrando grandes beneficios. Es evidente que todos los recursos se están utilizando bien y que el tiempo dedicado al trabajo está dando resultados rentables.

Otras formas de medir la productividad son el tiempo dedicado y la calidad de los resultados. Sin embargo, estos parámetros varían en las distintas organizaciones.

Medidas prácticas para garantizar la productividad de los empleados

Por mucho que quieras el mejor rendimiento de tus empleados, tampoco querrás perderlos por el efecto de la gran dimisión. Por eso tienes que encauzar a tus empleados para que sean productivos, sin dirigirlos ni caer en las microgestiones para obtener resultados.

Fomentar horarios de trabajo flexibles:

Los grandes entornos laborales se centran en obtener lo mejor de sus empleados fomentando horarios de trabajo flexibles. Confinar a todos los empleados para trabajar desde la oficina puede no ser eficaz para la productividad de la organización. De hecho, permitir que los empleados trabajen a distancia puede aumentar significativamente su productividad en comparación con el trabajo en la oficina.

Permitir que los empleados tomen algunas decisiones:

Cuando los empleados saben que pueden opinar sobre cómo se hacen las cosas, es probable que se comprometan a hacer más. En ese momento, ya no lo ven como el trabajo de su jefe, sino como algo propio. Esto puede mejorar la moral de los empleados a gran escala y aumentar significativamente la productividad.

Reducir las reuniones a sólo cuando sea necesario:

Las reuniones interminables pueden obstaculizar considerablemente la productividad y hacer que los empleados se apaguen incluso antes de empezar el trabajo de verdad. Si vas a dar prioridad a la productividad, lo mejor es asegurarse de que los empleados solo asistan a las reuniones más importantes, para que tengan más tiempo para hacer su trabajo sin distracciones.

Coaching y desarrollo personal:

Algunos empleados no tienen ni idea de cuánto valen realmente hasta que reciben coaching. Inscribir a los empleados en sesiones de desarrollo personal y coaching puede ayudarles a desarrollar significativamente su potencial y su confianza para rendir en el trabajo. Sin ellas, pueden perder el contacto con importantes conocimientos necesarios para ayudarles a realizar un trabajo productivo.

Hacer que los empleados tengan claras sus expectativas:

Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos, es más fácil dejar de adivinar y centrarse en el trabajo real. Si no les aclaras los resultados y las expectativas, una buena parte del tiempo productivo se irá por el desagüe, intentando averiguar qué es lo que hay que hacer.

Identificar un medio adecuado para comunicar las urgencias:

Si todos los correos electrónicos y llamadas son importantes, se perderá una parte del tiempo productivo. Así que, aparte de comunicar, debe haber una forma adecuada de comunicar la información por orden de prioridad. De este modo, se ahorra tiempo en revisar correos electrónicos y recibir llamadas, y se realiza más trabajo real.

La estética del lugar de trabajo es un hacker de la productividad:

Si eliges la combinación adecuada de luz natural, colores y plantas, estarás creando un entorno de trabajo productivo. Una dosis de colores vivos también ayuda a potenciar la creatividad, sobre todo cuando se mezclan con grandes obras de arte. Algunos colores, como el blanco, el gris y el beige, desaniman y dificultan la productividad, por lo que no son adecuados para la oficina.

En resumen…

No basta con suponer que los empleados rendirán al máximo porque están cualificados o se les paga por ello. Varios factores contribuyen a la psicología general de los trabajadores en lo que respecta a su productividad. No te limites a exigir productividad en las tareas sin comprobar la contribución global que aporta a los objetivos de la organización. Es importante establecer una norma de productividad y trabajar con los empleados para alcanzarla. Las organizaciones tendrán empleados más productivos y felices si forman parte del proceso de toma de decisiones y reciben un coaching personalizado de calidad.