Ein Leitfaden für effektives Change Management

In Unternehmen konzentriert sich das Thema Change Management auf spezifische Ziele für Mitarbeitende und Einheiten in einem bestimmten Kontext. Es wird daher in einer bestimmten Weise initiiert, gemessen und durchgeführt.

Veränderungsmanagement ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in einer Welt, in der schnelle Veränderungen und kontinuierliche Weiterentwicklung (wie Gesundheitskrise und digitale Transformation) zu verzeichnen sind. Es ist ein Symbol für Widerstandsfähigkeit, Anpassung und kollektive Intelligenz. Darüber hinaus ist Veränderungsmanagement eine Disziplin, die jede und jeder einzelne leicht verstehen kann.

Dieser Leitfaden enthält alle Nachweise: die Definition, bestehende Hindernisse und praktische Tools für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement.

Veränderungsmanagement verstehen

Kurz gesagt, kann Veränderungsmanagement als Techniken und Protokolle definiert werden, über die ein Unternehmen Veränderungen an internen und externen Prozessen initiiert und durchführt. Dazu gehören die Vorbereitung und Unterstützung von Mitarbeitenden, die Entwicklung von Verfahren für Veränderungen und die Messung der Bemühungen vor und nach der Veränderung, um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.

In einem Unternehmen hat die Veränderung direkte Auswirkungen auf drei Schlüsselbereiche:

• Das Unternehmen selbst: Veränderung der Strategie, Struktur und Organisation.
• Arbeit: Veränderung der Arbeitsverfahren und der technologischen Nutzung.
• Beschäftigung: Förderung von Entgeltabrechnungsprozessen.

Der praktische Umgang mit Veränderungen folgt diesen Schritten:

• Definieren von Zielen, auf die sich die Veränderung auswirken wird.
• Klare Kommunikation über die Ziele, die kollaborativ im gesamten Unternehmen verfolgt werden.
• Angemessene Schulung aller Interessengruppen im Unternehmen, falls erforderlich.
• Bewusste und langfristige Unterstützung der Veränderung im Unternehmen.

Warum wird so viel über Veränderungsmanagement geredet?

Seit einiger Zeit ist das Veränderungsmanagement ein häufiges Thema in der Presse. Dies liegt hauptsächlich an Folgendem:

Erstens hängt die Nachhaltigkeit eines Unternehmens vom erfolgreichen Veränderungsmanagement ab. Zweitens ist das Management des menschlichen Faktors eine Voraussetzung für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement.

Häufig führt die Annahme, dass das Veränderungsmanagement ein raffinierter Prozess sei, zu Misserfolg.

Wenn der menschliche Faktor, in diesem Fall die Mitarbeitenden und ihr Blick auf das Unternehmen, und die erwartete Veränderung beim Prozess außen vor gelassen werden, führt dies zu Zweifeln und Abneigung.

Im Jahr 2016 führte IFOP eine Studie zu den Ansichten von Mitarbeitenden hinsichtlich Veränderungen durch: Hier sind die Erkenntnisse:

Die Veränderung wird dem Unternehmen angelastet

93 Prozent der Befragten gaben an, in den letzten 3 Jahren mindestens einmal eine Veränderung erlebt zu haben.

Veränderungen werden als Notwendigkeit betrachtet, führen aber zu Unsicherheit

78 Prozent der Befragten gaben an, dass eine Veränderung wichtig sei, 64 Prozent halten sie für hilfreich, aber über 50 Prozent argumentierten, dass

Veränderungen zu oft vorkommen und unangenehme Gefühle hervorrufen.

Veränderungen sind nicht unbedingt vorteilhaft für die Mitarbeitenden
74 Prozent gaben an, dass die Veränderungen, die sie erlebten, bei der Arbeit nichts verbesserten. Darüber hinaus gaben 68 Prozent an, dass sich ihre Arbeitseffizienz nicht verbesserte, während 69 Prozent behaupteten, dass sie keine Auswirkungen auf den Zusammenhalt des Unternehmens hatte.

Von Veränderung profitiert das Unternehmen

50 Prozent der befragten Mitarbeitenden erkannten an, dass sich die Veränderung positiv auf das Unternehmen ausgewirkt hat.

Die Mitarbeitenden unterstützen und verstehen Veränderungen kaum

67 Prozent der Befragten waren der Meinung, dass ihre Vorgesetzten ihr Feedback nicht berücksichtigen, der Rest hatte sich keine Gedanken über dieses Thema gemacht. Darüber hinaus glaubten 50 % der Mitarbeitenden, dass das Management keine Veränderungen am Unternehmen vornehmen würde.

Das Problem scheint hier offensichtlich zu sein; es wird theoretisch davon ausgegangen, dass Veränderungen die Funktion des Unternehmens verbessern, doch sie agieren eher als Risikofaktor.

Herausforderungen und Hindernisse im Zusammenhang mit Veränderungsmanagement im Jahr 2022

Kritische Probleme treten weiterhin auf

In der Vergangenheit wurde ein Unternehmen nach einem eindeutigen Muster geführt, zu dem Parameter hinzugefügt oder durch Top-down-Veränderungen verworfen wurden. Heute sind die Unternehmen jedoch anpassungsfähig. Sie handeln fließend und agil und berücksichtigen dabei die folgenden Ziele:

• Ein Rahmenwerk für das Veränderungsmanagement ermöglichen, das mit seiner eigenen Unternehmenskultur einhergeht.
• Die Übernahme der Veränderung als eine wichtige Fähigkeit und die Unterstützung der Bemühungen des Managements, die Unternehmensprozesse zu optimieren und Wachstum zu fördern.

Die Probleme sind jedoch vielfältig: Die wirtschaftliche Tragfähigkeit in einem Umfeld, das sich ständig verändert, sowie die menschliche Effektivität in einer Zeit, in der der Wettbewerb um die besten Talente härter und die Bewerberinnen und Bewerber unzuverlässiger werden.

Verständnis der Probleme, um sie besser umgehen zu können

Ob im Geschäft oder in einer anderen Disziplin, Veränderungen können, wie bei menschlichen Systemen üblich, zu Verzögerungen führen. Und deshalb ist die Unterstützung des menschlichen Faktors für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement von entscheidender Bedeutung.

Hier sind einige der Hindernisse, die dem Veränderungsmanagement im Weg stehen:

Widerstand gegen Veränderungen

Im wahrsten Sinne des Wortes löst Veränderung Ängste in Bezug auf eine unsichere Zukunft aus. Das liegt daran, dass sich die Zukunft von der Gegenwart unterscheidet, wenn sich die Dinge ändern. Daher verliert eine Person zweifellos etwas, Gewohnheiten, eine vertraute Umgebung usw.

Es ist normal, Widerstand zu spüren, wenn es um Veränderungen geht. Dies ist daher ein Faktor, der in einer Veränderungsmanagement-Strategie berücksichtigt werden muss. Bei schlechtem Management kann es zu vier Hauptreaktionen kommen: Argumentation, Revolte, Sabotage und Trägheit.

Die Trauer-Kurve

Das Gefühl des Verlustes kann also mit Trauerarbeit verglichen werden, und sie ist ein Prozess, den sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende durchlaufen müssen. Dieser Prozess erfordert auch regelmäßige Unterstützung. Es gibt fünf verschiedene Phasen in der Trauer-Kurve, die auch für den Prozess der Akzeptanz von Veränderungen gelten:

• Schock oder Verleugnung.
• Wut oder Angst.
• Traurigkeit oder Depression.
• Akzeptanz/Bedeutungssuche.
• Neue Perspektiven/Gelassenheit.

Das Ignorieren dieser menschlichen Reaktionen kann zu vielen Problemen bei der gewünschten Unternehmenstransformation führen.

Das Problem der Führung verschiedener Teams

In regulierten Umgebungen lösen die Anforderungen an das Qualitätssystem verschiedene Kontaktpunkte für Untersuchungen, Dokumentation von Veränderungen und mehr aus.

Die überwiegende Mehrheit dieser Prozesse ist mit tatsächlichen Dokumenten wie Arbeitsanweisungen, Standardarbeitsanweisungen usw. verbunden und betrifft teilweise Veränderungen bei Produkten und Prozessen.

Ein Veränderungsmanagement-Programm verfügt über eine Best-Practice-Logik für das Management mehrerer Teams. Verwaltet die Qualitätsabteilung beispielsweise unternehmensweit die Qualität? Ein zuverlässiges Programm für das Veränderungsmanagement berücksichtigt die Logik, die erforderlich ist, um die richtige Abteilung rechtzeitig den richtigen Veränderungsprozessen zuzuweisen.

Mangelnde Transparenz bei den Veränderungsprozessen des Unternehmens

Auf die gleiche Weise helfen E-Mail-Benachrichtigungen und Dashboards, Prozesse zu harmonisieren, und sie können auch dazu beitragen, dass ein Unternehmen auf Kurs bleibt und nicht aus den Augen verliert, wo es steht.

Eine klar definierte Veränderung wird einige Zeit in Anspruch nehmen, um im gesamten Unternehmen, insbesondere in globalen Umgebungen, eingeführt zu werden. Aus diesem Grund benötigen Sie ein zentralisiertes System zur Überwachung der Aktivitäten und der Phase, in der sich die Veränderung befindet. Auf diese Weise können Sie schnell nacharbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungen auf Compliance-Basis getroffen werden, um die Risiken in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.

Herausforderungen in der Kommunikation

Kommunikation ist der wichtigste Schritt im gesamten Veränderungsmanagement-Prozess. Dennoch wird sie von den meisten Unternehmen häufig missachtet. In den meisten Fällen werden die Mitarbeitenden von neuen Veränderungen im Unternehmen überrascht. Da es keine wechselseitige Kommunikation gibt, zögern sie möglicherweise, ihre Einstellung zur Veränderung zu teilen. Dies führt zu einem Widerstand, der die festgelegten Verfahren beeinträchtigen kann.

Daher ist die Kommunikationsplanung eine ideale Möglichkeit, Herausforderungen mit dem Veränderungsmanagement-Plan zu bewältigen, bevor sie beginnen. Insbesondere sollte das Management eine Kommunikationsstrategie entwickeln, die alle betroffenen Interessengruppen anspricht und sicherstellt, dass alle Zugriff haben.

Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Regelmäßige Durchführung von Besprechungen mit allen Mitarbeitenden im Unternehmen, um anstehende Veränderungen anzusprechen, zu planen und Feedback zu sammeln, was den Geschäftsbetrieb des Unternehmens nicht beeinträchtigt.
2. Systematische E-Mails, um das betroffene Team über anstehende und geplante Veränderungen auf dem Laufenden zu halten.
3. Ein verifizierter Veränderungszeitplan muss erstellt und verbreitet werden, damit jede Interessengruppe auf Informationen über zukünftige Veränderungen zugreifen kann.

Die Hauptphasen des Veränderungsmanagements

Sowohl auf individueller als auch auf Unternehmensebene hält das Veränderungsmanagement einiges parat. Das liegt daran, dass so viele Forschende, vor allem solche aus dem Bereich der sozialen Psychologie, es schon seit Jahren erforschen.

Im nächsten Segment werden wir uns zwei bekannte Modelle ansehen, die einen systematischen Ansatz für Veränderungsmanagement-Prinzipien vorschlagen. Beachten Sie, dass diese teilweise oder vollständig ausgeführt oder als Motivationsquelle genutzt werden können, wenn es sich um Verfahren handelt, die mit Menschen in Verbindung stehen, da es keine universelle Strategie gibt.

Lewins 3-Stufen-Modell des Veränderungsmanagements

Kurt Lewin entwickelte ein Veränderungsmodell, das drei wichtige Schritte umfasst: Auftauen (Unfreeze), Bewegen (Change) und Einfrieren (Refreeze). Lewin zufolge beinhaltet der Veränderungsprozess die Auslösung der Wahrnehmung, dass eine Veränderung notwendig ist, die Umstellung auf die neue, erforderliche Verhaltensstufe und schließlich das Sicherstellen, dass das neue Verhalten zur Norm wird:

Auftauen (Unfreeze)

Menschliches Verhalten kann in Bezug auf Veränderungen als quasi-stationärer Zustand identifiziert werden, was eine Denkweise, eine körperliche und mentale Fähigkeit ist, die erreicht werden kann. Das Gehirn kann sich jedoch entwickeln, ohne diesen Zustand zwangsläufig zu erreichen.

So kann sich beispielsweise ein ansteckendes Virus schnell in einem Bereich ausbreiten und Gegenmaßnahmen kontern, die eine Eskalation verhindern sollen. Durch medizinische Forschung und Studien kann das Virus jedoch eingedämmt werden und aus der Population verschwinden.

Bewegen (Change)

Sobald Sie den Status quo „auftauen“, können Sie mit der Umsetzung Ihrer Veränderung beginnen. Eine Unternehmensveränderung ist jedoch besonders komplex. Daher führt die Implementierung eines gut konzipierten Veränderungsprozesses möglicherweise nicht zu den erwarteten Ergebnissen. Daher ist es am besten, mehrere Veränderungsoptionen zu erstellen. Finden Sie dann in jeder Phase der Veränderung heraus, was funktioniert hat und was nicht.

Einfrieren (Refreeze)

Ziel des „Einfrierens“ ist es, die durchgeführte Veränderung beizubehalten. Die Mission besteht darin sicherzustellen, dass jede Interessengruppe die neuen Veränderungen als Status quo betrachtet und keinen Widerstand gegen diejenigen zeigt, die die Veränderung durchführen – Aktivitäten, Prozesse, Normen und Strategien werden an den neuen Stand angepasst.

John Kotters Modell

John Kotter ist Professor an der Harvard Business School. Sein Modell des Veränderungsmanagements umfasst acht praktische Phasen, darunter:

Das Modell von John Kotter, Professor an der Harvard Business School, basiert auf 8 praktischen Schritten, die beim Management der gewünschten Veränderung zu befolgen sind:

Dringlichkeit aufzeigen

Die Überzeugung, dass eine Veränderung entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist, kann Berge versetzen. Wenn ein Unternehmen eine Umgebung schaffen kann, in der alle Beteiligten ein vorherrschendes Problem kennen und einen potenziellen Lösungsansatz sehen, dann steigt die Unterstützung für die Veränderung.

Dazu kann es hilfreich sein, ein Gespräch über aktuelle Probleme anzustoßen und die Richtung zu zeigen, die das Unternehmen verfolgen könnte. Eine gute Möglichkeit, dies einzuleiten, ist die Schaffung einer Plattform, auf der Mitarbeitende Probleme melden und potenzielle Lösungen anbieten können.

Ziel dieser Phase ist es, sich vorzubereiten. Ziel dieser Phase ist es, sich vorzubereiten. Laut Kotter sollten etwa 75 % des Managements in einem Unternehmen hinter der Veränderung stehen, damit sie erfolgreich vollzogen werden kann. Dies bestätigt Kotters Vorstellung, dass es wichtig ist, sich vor dem Beginn des Veränderungsprozesses vorzubereiten.

In dieser Phase wird der „Veränderungsbedarf“ geschaffen, anstatt nur einen „Wunsch“ für die Veränderung zu äußern. Es gibt einen großen Unterschied zwischen diesen beiden Ideologien in Bezug auf die Wahrscheinlichkeit, Unterstützung zu erhalten, und den Erfolg der Veränderung.

Führungskoalition aufbauen

Die Veränderungsmanagement-Tools können nicht allein bedient werden, daher ist es wichtig, Partnerschaften aufzubauen und andere anzuleiten. Ihre Kollaboration muss verschiedene Fähigkeiten, unterschiedliche Erfahrungsstufen und Partnerschaften mit verschiedenen Unternehmensabteilungen umfassen, um ihre Effektivität zu maximieren.

Mit diesen Informationen zur Kollaboration können Sie Nachrichten im gesamten Unternehmen austauschen, Verantwortlichkeiten zuweisen und umfassenden Support im gesamten Unternehmen gewährleisten. Diejenigen, die zusammenarbeiten, können sich gegenseitig ergänzen und sich gegenseitig ermutigen, härter zu arbeiten, die Arbeit aller muss wird dadurch zugänglicher und die Chancen auf ein erfolgreiches Veränderungsmanagement erhöhen sich.

Vision und Strategie entwickeln

Die Einleitung von Veränderungen ist nicht einfach, da es schwierig sein kann, die Initiative selbst zu verstehen, insbesondere für rangtiefere Mitarbeitende des Unternehmens. Daher ist die Schaffung einer leicht verständlichen Vision eine gute Möglichkeit, die Unterstützung des gesamten Unternehmens zu fördern. Und obwohl es gut ist, die Vision stabil und einfach zu gestalten, sollte es auch jede Interessengruppe inspirieren, die beste Wirkung zu erzielen.

Die Vision kommunizieren

Sobald Sie die Vision geschaffen haben, müssen Sie sie im gesamten Unternehmen kommunizieren, um Unterstützung zu generieren. Dies ist die perfekte Gelegenheit, die Partnerschaften, die Sie aufgebaut haben, zu nutzen, da so möglicherweise mehr Verbindungen in verschiedenen Abteilungen genutzt werden können. Um die Bedeutung zu betonen, sollten Sie eine ständige Kommunikation sicherstellen, da auch konkurrierende Botschaften geteilt werden.

Hindernisse aus dem Weg räumen

Die ersten Schritte sind entscheidend für die Entwicklung der Stärke der Veränderungsmaßnahme. Es ist jedoch auch sinnvoll, zu bestimmen, was die Erfolgschancen verringert. Rechnen Sie mit einigen Hindernissen: Diese können physischer, gesetzlicher oder traditioneller Art sein. Es ist wichtig, diese Barrieren frühzeitig zu erkennen und die verfügbaren Tools zu nutzen, um sie zu lösen, ohne andere Betriebsabläufe des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Kurzfristige Erfolge anstreben

Es dauert eine Weile, bis Veränderungsprozesse zu positiven Ergebnissen führen. Dies kann zu einer geringeren Unterstützung führen, wenn andere Interessengruppen dies als verschwendeten Aufwand betrachten. Daher ist es entscheidend, die Vorteile des neuen Prozesses aufzuzeigen, indem einige kurzfristige Gewinne erzielt werden.

Darüber hinaus sind kurzfristige Ziele als Motivations- und Richtungstools praktisch. Diese Erfolge können dazu beitragen, Bemühungen und Investitionen zu validieren und die Mitarbeitenden zu motivieren, die Veränderung weiterhin zu unterstützen.

Veränderung weiter antreiben

Selbstgefälligkeit ist oft der Grund, warum der Veränderungsprozess fehlschlägt, insbesondere gegen Ende des Prozesses. Kotter betont also, wie wichtig es ist, Veränderungen so lange wie möglich zu erhalten und zu zementieren, nachdem sie erreicht wurden. Setzen Sie anschließend weitere Ziele und bestimmen Sie Dinge, die besser für eine kontinuierliche Verbesserung gehandhabt werden könnten.

Veränderungen in der Kultur verankern

Die Anpassung des Organisationsprozesses und der Gewohnheiten einer Person reicht nicht aus, um eine Kulturänderung über das gesamte Spektrum hinweg sicherzustellen. Was Sie brauchen, sind eine inhärente Veränderungen in Ihrem Unternehmen und nachhaltige Auswirkungen.

Um die Veränderung bis in den Kern des Unternehmens zu fördern, müssen neue Mitarbeitende ermutigt werden, die Veränderungen anzunehmen, und Mitarbeitende belohnt werden, die die Veränderung verankern.

Unabhängig davon, ob man sich an diese Modelle hält oder nicht, legen sie drei Schlüsselprinzipien fest, die die Geheimnisse für den Erfolg des Veränderungsmanagements sind. Dazu gehören:

• Eine lebendige und gemeinsame Kommunikation zu den angestrebten Zielen.
• Das Engagement und die Unterstützung der Mitarbeitenden.
• Die Einbindung von Veränderungen in die Unternehmenskultur, um deren Nachhaltigkeit zu gewährleisten.
• Soft Skills – ein wichtiges Instrument des Änderungsmanagements.

Die Bedeutung von Soft Skills

Diese Verhaltenskompetenzen können in der Zeit der Veränderung sehr hilfreich sein. Das liegt daran, dass sie auf Stressmanagement, Kreativität, Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit einzelner Personen setzen. Darüber hinaus verleihen Soft Skills den Mitarbeitenden die nötige Stärke, um das durch die Veränderung verursachte Zögern zu überwinden und es schneller anzunehmen.

Soft Skills sind der „Geisteszustand“ der auf die Veränderungsmanagement-Fähigkeiten angewendet wird. Sie werden auch als „Veränderungsmanagement“ bezeichnet. Die transformationale Führung spielt eine entscheidende Rolle, da Führungskräfte quasi die Coaches ihrer Mitarbeitenden sind.

Sie müssen an die Vorteile der Veränderung und ihre Relevanz für ihre individuelle Entwicklung glauben und dann die Soft Skills annehmen und verbessern, um diese Transformation einzuleiten.

Wie sieht es mit Unternehmenscoaching aus?

Viele Unternehmen betrachten professionelles Coaching als Teil des Unternehmenstransformations-Prozesses.

Basierend auf der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen spielt das Unternehmenscoaching bei der Transformation eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden, reißt Blockaden nieder, legt Aktionspläne fest und beschleunigt den Transformationsprozess durch die Bewertung von Humankapital und Individuen gleichermaßen.

Professionelles Coaching eskaliert auf logische Weise die Erfolgsrate der Veränderungsmanagement-Prozesse, wenn Gruppen-Coaching bedarfsbasierend und an menschlichen Faktoren sowie genauen Strategiezielen ausgerichtet und in Form von bewährten Moderationsmethoden stattfindet.